Методические рекомендации по обработке личных архивов (В помощь краеведам). (Пермь,1975)

Составитель – научный сотрудник Государственного архива Пермской области
Леон Сергеевич Кашихин

ЗНАЧЕНИЕ ЛИЧНЫХ АРХИВОВ

Личные архивы имеют большое не только практическое, но и научное значение. По материалам личных архивов можно проследить творческий и духовный рост советского человека, строителя коммунизма, его отношение к реальной действительности, его материальные и культурные запросы. Наши современники часто из скромности считают, что их документы не представляют исторического интереса, но это не так. Для объективного освещения хода истории ценны мнения не только выдающихся деятелей, «о и рядовых тружеников наших дней. Документы личных архивов, как нельзя лучше, дополняют документы государственных учреждений, позволяя воссоздать более полную картину того или иного исторического процесса.

К сожалению, еще нередки случаи, когда документы многих личных архивов гибнут, попадая в неблагоприятные условия, или, что еще хуже, уничтожаются наследниками по неведению после смерти их владельца. Часто поводом к этому бывает переезд в другой город или на новую квартиру.

Настоящие рекомендации предназначены для тех из вас, кто решит серьезно заняться приведением своих архивов в порядок.

Если же у вас нет ни времени для обработки, ни условий для хранения документального наследия дома, — передавайте его на постоянное или временное хранение в одно из государственных хранилищ документов. Такими хранилищами в Пермской области являются Государственный архив Пермской области, Партийный архив Пермского обкома КПСС (ныне — ГКБУ «Пермский государственный архив новейшей истории». — А.З.) и Пермский областной краеведческий музей. В них будет проведена квалифицированная научно-техническая обработка вашего архива и обеспечены условия для вечного его хранения.

ПЕРЕЧЕНЬ РАБОТ ПО УПОРЯДОЧЕНИЮ ЛИЧНЫХ АРХИВОВ

Личные архивы состоят обычно из документальных материалов одного лица, нескольких членов семьи или даже целого рода. В личные архивы включаются также коллекции документов, если они являются результатом собирательской деятельности владельца архива.

Процесс упорядочения личных архивов включает следующие виды работ:
1. Систематизация материалов по основным группам.
2. Систематизация материалов внутри основных групп.
3. Формирование документов в отдельных пачках и расположение их внутри этих папок.
4. Составление заголовков на папках (вначале карточках).
5. Расположение папок (вначале карточек) по выработанной схеме и составление карточной и листовой описи.

Рассмотрим эти виды работ.

I. Систематизация документов по основным группам (первичный разбор)

Наиболее распространенной в архивной практике является следующая схема систематизации документов по основным группам:
1) биографические материалы — личные документы и другие материалы к биографии владельца архива. (Далее этот термин мы заменим термином «архивообразователь»);
2) материалы служебной и общественной деятельности;
3) творческие материалы;
4) материалы, собранные архивообразователем для его работ;
5) переписка;
6) имущественно-хозяйственные материалы;
7) материалы об архивообразователе;
8) изобразительные материалы;
9) материалы родственников;
10) коллекции документов, собранных архивообразователем.

При первичной разбивке документов архива на эти группы нужно выделить к уничтожению материалы, не представляющие исторической, практической и художественной ценности, такие, например, как ненужные дублетные материалы, черновики статей, записные книжки н отдельные листки с записями хозяйственных расходов, номеров телефонов, справки, удостоверения и бюллетени о состоянии здоровья, рецепты на лекарства, доверенности на получение корреспонденции, транспортные билеты, почтовые квитанции, театральные билеты, счета и квитанции об уплате за квартиру, кулинарные рецепты, меню, выкройки и т. д.

К биографическим материалам относятся: документы о рождении, браке, смерти, образовании, получении ученых степеней и званий, служебные удостоверения, депутатские и членские билеты, читательские билеты, орденские книжки, анкеты, автобиографии, личные листки по учету кадров, записные книжки делового характера, судебные повестки и дела и другие личные документы.

К материалам служебной и общественной деятельности относятся документы, связанные с работой архивообразователя в различных учреждениях, на предприятиях, на выборных должностях, участием в общественных организациях и т.д.: черновики и копии докладов, отчетов, представлений, рапортов, служебных записок и проектов архивообразователя, его служебная переписка с различными лицами и учреждениями, повестки, сообщения, копии протоколов, приказов и других официальных документов и материалов к ним, заявления разных лиц, уставы, программы, протоколы, отчеты общественных организаций и другие материалы.

К группе творческих материалов относятся рукописи трудов (общественно-политических, научных, литературных, музыкальных) на различных стадиях работы над ними: планы, наброски, варианты, черновые и беловые тексты, гранки, верстки, книги, подготовленные к переизданию, с авторской правкой и дополнениями, оттиски статей и авторские экземпляры книг и брошюр, библиография произведений архивообразователя, сделанная им самим, стенограммы докладов и выступлений, записи другими лицами бесед или интервью с архивообразователем.

К группе творческих материалов могут быть отнесены также все подготовительные материалы, собранные архивообразователем для своих работ: документы (подлинные и в копиях), выписки, конспекты, рукописи и оттиски работ других авторов, картотеки, библиография, вырезки из газет и журналов, изобразительные материалы и др. Эти материалы, если их много, могут составлять и самостоятельный раздел.

К личной переписке относятся письма разных лиц к архивообразователю, а также письма архивообразователя — черновые, неотправленные, возвращенные адресатами.

Книги с дарственными надписями, адресованные архивообразователю, помещаются в особую группу вслед за перепиской.

К группе имущественно-хозяйственных и бытовых материалов относятся документы, отражающие экономическое положение и материальные условия жизни архивообразователя: акты купли-продажи, аренды, дарения и наследования имущества и документы по управлению им, финансовые документы, переписка с учреждениями по бытовым и хозяйственным вопросам, документы по пользованию жилплощадью и коммунальными услугами, приобретению различных товаров и т. п.

К материалам об архивообразавателе относятся: рецензии и отзывы на его труды, книги отзывов о выставках его работ, стенограммы и протоколы обсуждений работ архивообразователя, воспоминания и статьи о нем, биографические очерки и художественные произведения, посвященные ему материалы юбилеев и чествований, документы по увековечиванию памяти, программы, афиши, пригласительные билеты, стенограммы и протоколы вечеров, посвященных его памяти, перелиска о посмертном издании произведений, библиографии об архивообразователе и его творчестве.

В группу изобразительных материалов выделяются фотографии, рисунки, гравюры, открытки, альбомы и т. п.

Материалы родственников помещаются после всех материалов основного архивообразователя. Они могут систематизироваться по тем же группам, что и документы самого архивообразователя.

К коллекции относятся документальные материалы, собранные архивообразователем по интересующим его темам и вопросам. Они могут состоять из разного рода исторических документов, изобразительных материалов и документов отдельных лиц.

Если коллекции очень велики по объему, рекомендуется выносить их в отдельные описи.

II. Систематизация документальных материалов
внутри основных групп личного архива

1. Биографические материалы в личных архивах систематизируются по виду или содержанию документов и по хронологии. Для каждого лица, документы которого входят в состав личного архива, они могут располагаться в следующем порядке: личные документы, свидетельства о рождении, браке, смерти, паспорта, удостоверения и мандаты, документы об образовании и награждении; формулярные и послужные списки; анкеты, автобиографии, приветственные адреса, материалы юбилеев и чествований (прижизненные), ученические тетради и студенческие конспекты, (переписка с учреждениями по личным и бытовым вопросам). 

2. Материалы служебной и общественной деятельности группируются по видам деятельности, с учетом значения ее для данного архивообразователя. Например, в архиве инженера, депутата городского Совета и члена шахматного клуба на первом месте будут стоять материалы о его деятельности как инженера, на втором — депутатской, на третьем — по шахматному клубу.

В случаях, когда в архиве имеются материалы деятельности архивообразователя в различных учреждениях, материалы каждого учреждения выделяются в особую группу. Например, «Материалы периода работы П.С.Богословского в архивах и краеведческих организациях», «Материалы периода работы П.С.Богословского в Пермском университете» и т. д.

3. Творческие материалы систематизируются в зависимости от основного рода деятельности архивообразователя. В архивах писателей на первое место помещаются рукописи художественных произведений, затем критические статьи, публицистические произведения и т. д., а в архивах публицистов и критиков — соотношение обратное. В архивах деятелей науки на первое место помещаются рукописи их научных работ, а затем все остальные.

В архивах писателей рукописи, относящиеся к разделу творческих материалов, группируются по жанрам произведений. Порядок расположения определяется значением того или иного жанра для творчества архивообразователя. Например, для поэта на первом месте будут стоять стихотворения, на втором — произведения других жанров. Внутри каждого жанра они распределяются по хронологии написания. 

В личных архивах научных работников рукописи, относящиеся к разделу творческих материалов, могут группироваться по темам.

Материалы по каждому произведению систематизируются в последовательности работы автора над ними (наброски, заметки, планы, черновики, беловые тексты, гранки верстки).

Подготовительные материалы, собранные архивообразователем для своих творческих работ, лучше группировать по каждой работе отдельно и помещать вслед за рукописями или другими материалами данной работы.

Фотокопии и репродукции помещаются за подлинниками. 

4. Переписка в личных архивах делится на две группы: 
а) письма архивообразователя (черновики, отпуска, возвращенные или неотправленные письма); 
б) письма к архивообразователю. 
Письма архивообразователя располагаются по алфавиту фамилий адресатов, письма к архивообразователю — по алфавиту корреспондентов. Письма архивообразователя помещаются в архиве перед письмами корреспондентов. 
Черновики писем архивообразователя, являющихся ответами на письма какого-либо корреспондента, те объединяются с ними, а помещаются в раздел писем архивообразователя.

5. Имущественно-хозяйственные материалы, отложившиеся в личном архиве, группируются по видам документов или же потемам, а внутри — по хронологии. При незначительном количестве этих материалов они могут присоединяться к биографическим материалам.

6. Материалы об архивообразователе группируются по видам документов, темам или авторам. Например, материалы о деятелях науки и литературы могут быть систематизированы по следующим разделам: стенограммы и протоколы обсуждений работ архивообразователя, рецензии и отзывы на его труды, статьи о его творчестве, документы по увековечиванию памяти, переписка и посмертном издании его произведений, библиографии об архнвообразователе и его творчестве, документы вечеров и собраний, посвященных его памяти, художественные произведения, посвященные архивообразователю.

Материалы об архивообразователе могут быть также в зависимости от состава и количества документов располагаться в хронологическом порядке.

7. Изобразительные материалы. Фотографии в личных архивах подбираются по тематическим группам. Порядок расположения групп определяется степенью связи с биографией архивообразователя (например, портреты архивообразователя, портреты его родственников и знакомых, снимки, сделанные во время различных поездок, портреты неустановленных лиц, пейзажи и виды городов и т. д. ).

Рисунки архивообразователя и других систематизируются по авторам и жанрам (портреты, карикатуры, пейзажи, детские рисунки и т. п.).

Планы, карты, чертежи подбираются по территориальному признаку и объектам и располагаются в хронологическом порядке.

8. Коллекция — систематизируется в зависимости от ее состава. Это могут быть отдельные виды документов, комплексы документов, материалы по отдельным темам и проблемам.

Коллекции, состоящие из отдельных видов документов (автографы, листовки, открытки, экслибрисы, альбомы, афиши, программы, газетные вырезки), систематизируются по видам документов, а внутри — в зависимости от вида документов в алфавитном, тематическом и хронологическом порядке.

Если в коллекцию входят комплексы личных документов того или иного деятеля, то они систематизируются по схеме личного архива. Комплексы эти внутри коллекции располагаются по алфавиту имен этих деятелей.

Коллекция, подобранные архивообразователем по отдельным темам (например, материалы по истории заводов, по истории революционного движения на Урале, по истории театра и т. д.), систематизируются в зависимости от состава документов по темам, географическому, хронологическому и другим признакам или на основе сочетания нескольких признаков. Если в коллекцию наряду с документами входят рукописные книги, то они выделяются в отдельное собрание, а при небольшом объеме — в особый раздел коллекции.

III. Формирование документальных материалов в папках

1. Формирование папок.

В палку с клапанами, как наиболее удобное место хранения документальных материалов личного архива, может включаться как один документ, так и группа документов, объединенных каким-либо одним общим признаком: авторским, корреспондентским, географическим, ви-довым и др., либо сочетанием нескольких признаков.

Объединять документы дореволюционного периода и послереволюционного периода в одну папку не рекомендуется. В одну папку желательно помещать не более 50—70 листов.

Из биографических документов папки формируются по видам документов (удостоверения, автобиографии, почетные грамоты и т. д.), или же по темам (документы о гражданском состоянии, об образовании, об отношении к воинской повинности и т. д.). 

При незначительном количестве биографических документов допускается объединение их в одну папку.

Из материалов служебной и общественной деятельности папки формируются преимущественно по темам или видам документов, например, «Докладная записка А.А.Хребтова в президиум Пермского горсовета об организации Отделения Всероссийского общества охраны природы в гор. Перми».

При небольшом количестве документов, отложившихся в результате дея-тельности архивообразователя в одном учреждении, они могут объединяться в одну папку, например, «Материалы о службе П.С.Сигова в должности налогового инспектора в Екатеринбургском губернском продовольственном комитете (1923г.)».

Авторская рукопись одного произведения со всеми стадиями работы, вариантами и редакциями, если позволяет объем, объединяется в одной папке. При большом объеме она разделяется на отдельные папки по стадиям работы над ней или по редакциям. Если рукописи произведения входят в одну папку, то разные редакции отделяются внутренними обложками. Варианты отдельных мест текста подбираются вместе с первоначальным вариантом и отделяются друг от друга внутренними обложками.

Допускается объединение в одну папку по темам или по хронологии рукописей различных произведений небольшого объема, например: «Стражев В. И. «Лирические стихотворения 1910-1949 гг.» или «Статьи и сообщения П. С. Богословского по этнографии».

Черновые записи и выписки могут объединяться в папки по произведениям или темам, например: «Черновые записи П. С. Богословского к монографии «Камская вольница».

Записные книжки и тетради, каждая из которых является физически обособленным документом, при формировании папок могут объединяться по хронологии или темам, например: «Записные книжки В. А. Кондакова за 1919-1923 гг.», «Тетради В. С. Верхоланцева с записями по русской истории».

Папки из писем формируются, как правило, по корреспондентскому признаку. Письма архивообразователя (черновики, отпуска) к каждому адресату и письма каждого корреспондента к архивообразователю составляют самостоятельные папки. При большом количестве писем одного корреспондента они могут по хронологии делиться на несколько папок. Приложения, оговоренные в тексте (фотографии, звуковые записи, документы), от писем не отделяются. При сохранении и собирании писем необходимо сохранять и конверты: почтовый штамп нередко является основой для датировки письма.

Материалы имущественно-хозяйственного и бытового характера, отложившиеся лично у архивообразователя или его родственников, объединяются в папки по видам документов или темам.

Индивидуальные фотографии архивообразователя объединяются по годам не более 20 в одну папку. Количество групповых фотографий в одной папке не должно превышать 10 (для облегчения перечисления лиц, изображенных на них, при составлении заголовка).

Рисунки, собранные архивообразователем, формируются в папки, прежде всего, по их авторам.

Материалы, собранные архивообразователем для определенных работ или по интересующим его темам, в том числе рукописи разных авторов, объединяются в отдельные папки по каждой работе или теме. При большом объёме материалов к каждой работе или теме может относиться несколько лапок, расположенных по хронологии или алфавиту наименований.

Материалы об архивообразователе формируются в папки по видам документов или темам.

Формирование папок из материалов коллекций (в зависимости от характера и состава коллекции) производится по авторскому, хронологическому, географическому, тематическому и другим признакам: автографы — по авторам документов, актовые материалы — по хронологии или видам актов, листовки, плакаты, афиши — по издававшим их организациям, затем по хронологии или по темам и т. д.

В коллекциях, включающих в свой состав части архивов отдельных лиц, папки из материалов каждого лица формируются по правилам формирования папок в самом личном архиве.

2. Систематизация документов внутри папок и нумерация листов. 

В сформированной папке документы располагаются с учетом взаимной связи и хронологической последовательности. Приложения и конверты помещаются после документов, к которым они относятся.

В папках, сформированных из биографических документов, материалов служебной и общественной деятельности, имущественно-хозяйственных материалов, документы располагаются по хронологии.

Рукописи работ, редакции и варианты в папке располагаются по хронологической последовательности работ автора над данной рукописью. При этом тщательно выверяется последовательность и цельность текста. Различные редакции отделяются друг от друга; варианты каждого отдельного текста группируются вместе (при первом варианте).

В шапке, сформированной из рукописей нескольких произведений, документы располагаются в хронологическом порядке. Если в папку включены произведения одного года или не датированные, то они располагаются по алфавиту названий произведений. Листы каждой рукописи располагаются в порядке авторской нумерации, в случае её отсутствия – в последовательности текста произведения.

Документы в папках, сформированных из произведений разных авторов, располагаются по алфавиту авторов произведений, при отсутствии фамилий — по хронологии или алфавиту названий.

Документы в папках, сформированных из писем, располагаются в хронологическом по¬рядке. Письма, даты которых невозможно установить, помещаются после датированных писем. 

Документы в папках, сформированных из писем, объединенных по какой-либо теме (письма читателей, начинающих авторов, поздравительные письма, письма трудящихся к депутату), располагаются по алфавиту корреспондентов, письма каждого корреспондента — по хронологии.

В целях закрепления порядка расположения документов и обеспечения их сохранности все листы в папках должны быть пронумерованы валовой нумерацией.

В папках, сформированных из творческих рукописей, сохраняется авторская нумерация листов. Номера листов проставляются простым карандашом в правом верхнем углу листа, на фото — в левом верхнем углу (на обороте). Нумерация листов закрепляется заверительной подписью, например, «В настоящей папке пронумеровано 56 (пятьдесят шесть) листов (число, подпись нумерующего)» или «В настоящей папке пронумеровано 32 (тридцать два), листа. Имеются литерные №№ 15 «а» и 33 «а». Пропущен № 7 (число, подпись)».

Документы, вкладываемые в папку (фотографии в конверт), освобождаются от скрепок, тесемок, булавок. 

IV. Описание папок с документальными материалами личных архивов. 

Описание документальных материалов личных архивов ставит своей целью раскрытие их состава и содержания. Описание папок для удобства их систематизации и составления описи производится вначале на специально заготовленных карточках определенного образца (размером 14х11 см). Данные карточек после их окончательной редакции переносятся на обложки папок.

При составлении карточки на ней и на папке ставится карандашом условный порядковый номер, который потом стирается.

На карточку заносятся следующие данные содержимого папок: а) крайние даты документов (числа и годы арабскими цифрами, месяц — прописью), б) место события, в) заголовок документов, содержащихся в папке, г) название личного архива (ф. и. о. архивовладельца), д) номера фонда, описи (заполняются при сдаче материалов в государственный архив) и номер папки, е) количество листов, ж) дата составления карточки и подпись составителя.

Описание содержания документов в заголовке должно составляться современным языком, независимо от времени происхождения документов.

Слова, как травило, пишутся полностью, за исключением общепринятых сокращений. Такие сокращения слов как «бывш.» (бывший), «вол.» (волость), «г.» (год), «газ.» (газета), «гор.» (город), л. (лист) и т. д. могут употребляться только в сочетании с географическими названиями, цифрой, фамилией и т. д. Если подобные слова употребляются самостоятельно, они должны быть написаны полностью.

1.Составление заголовков. Элементами заголовка папки, выноси-мого на карточку, являются: обозначение вида, находящихся в ней, документов; фамилия и инициалы (или имя и отчество полностью) автора до¬кументов или учреждения, которым составлены они; фамилия и инициалы лица или название учреждения, которому адресован документ; изложение содержания документов (документа) — вопрос, тема, название произведения и т. п.

Последовательность расположения элементов заголовка может меняться в зависимости от характера описываемого материала.

При составлении заголовков на папки, сформированные из разнородных документов, объединенных общностью содержания, может применяться термин «материалы» с последующим перечислением наиболее важных разновидностей документов.

Заглавие, данное документу автором, составителем или редактором, как правило, переносится в заголовок. В случае, когда текст авторского заглавия не вскрывает содержания документа, он должен быть дополнен и разъяснен аннотацией, включающейся в заголовок папки.

Пример.
Новосельский Н.А. «Ответ профессору В.А.Лебедеву». Статья о проекте денежной реформы в России. 

В тех случаях, когда материалы располагаются по алфавиту, в заголовке надо вначале писать фамилию автора документа, а затем имя и отчество.

Пример.
Каменский Василий Васильевич. Письма Римской Людмиле Сергеевне. 

В заголовке папки, содержащей рукописи произведений, рекомендуется на первом месте указывать фамилию и инициалы автора, затем заглавие произведения и жанр. Описание рукописей также может начинаться с вида рукописи, затем указываются ее автор и название.

Примеры. 
1. Варгин В.Н. «Девятиполье на смену трехполью». Статья. Рукопись. 
2. Воспоминания Погорелова А.С. о революционере Туркменеве.

Авторское заглавие произведения, как правило, сохраняется и ставится в кавычки. В заголовках папок, содержащих стихотворения, если название сти-хотворения отсутствует, указывается его первая строка. В заголовках палок, сформированных из нескольких произведений одного автора, указываются названия всех произведений или основных из них.

При описании драматических произведений жанр произведения указывается так, как он помечен автором — трагедия, драма, комедия, фарс, водевиль, скетч и т. д. Если определение жанра сложно, то дается обобщающее указание «пьеса».

При описании папок, содержащих рецензии, указывается автор рецензии и заглавие. Если заглавие рецензии отсутствует, то кроме фамилии и жанра указываются автор и заглавие рецензируемой работы.

Примеры. 
1. Сивков К. «Ф.С.Горовой. Волнения крестьян Пермского Предуралья в 60-х годах XIX века». М., 1951». Рецензия. 
2. Кабанов П.И. «Рецензия на рукопись «Очерки по истории Урала». Т. I. 

В заголовках папок с лекциями, выступлениями, докладами, их планами и тезисами указываются название, жанр, место выступления, если оно известно. Если отсутствует название, то вскрывается содержание.

Примеры. 
1. Кадомцев Э.С., Накоряков Н.Н. «К истории боевых организаций на Урале». Запись выступлений на вечере товарищеских воспоминаний. 
2. Горовой Ф.С. «Методика построения лекций по историческим дисциплинам». Доклад на межвузовской конференции в Свердловске. 

Заголовки воспоминаний и дневников состоят из указания вида документов, краткой аннотации содержания и хронологических границ, например, «Путевые записки А.И.Павлова во время поездки на Урал (1850-1851 гг.)».

Заголовок папок с записными книжками должен содержать, кроме указания на вид документов, сведения об их содержании. 

Пример. 
«Полевая книжка А.Л.Борчанинова со служебными и дневниковыми записями, сделанными на франте в 1919 г.» 

При составлении заголовков к лапкам с рабочими материалами, выписками, заметками и прочим указывается тема или название работы, к которой от-носятся материалы и виды документов. 
Пример. 
Выписки В. М. Баталова из документов Государственного архива Пермской области по истории Добрянского завода. 

В заголовках папок, содержащих интервью или беседу, следует указать, кто вел, с кем и по каким вопросам.

Пример. 
Накоряков Н. Н., Шалаев Б. Н. Беседа с сотрудниками Пермского областного краеведческого музея о событиях 1905 года на Урале. Стенограмма.

В заголовке папки, содержащей чертежи, проекты и другую техническую документацию, указывается название объекта, стадии проектирования, название узла, вид документа.

Пример. 
Форсунки системы инж. В.Г.Шухова. Общий вид и детали. Рабочие чертежи. Светокопия.

При описании писем и телеграмм указываются: вид документа, фамилии, имена и отчества корреспондентов и адресатов. Заголовок для папок с письмами может также начинаться с фамилии, имени, отчества корреспондентов (в именительном падеже), затем указывается вид документов, ф.и.о. адресата (в дательном падеже). При обозначении архивообразователя могут даваться только фамилия и инициалы, а для других лиц — фамилия, имя, отчество, а также должность, звание или служебное положение в период ведения переписки, если они характеризуют содержание писем. Если письмо адресовано в учреждение, общество или предприятие, то указывается их полное наименование.

Примеры. 
1. Письмо Богословского Павла Степановича Чайкину А. И. 
2. Зворыкин А., зам. главного редактора БСЭ. Письмо Харитонову Д.Е. 
3. Письма Трутневой Е.Ф. в Правление Союза Писателей СССР. 

В заголовках папок, содержащих письма разных лиц, объединенных по тематическому признаку, указываются группы корреспондентов и затронутые в письмах вопросы.

Пример. 
Письма избирателей депутату Верховного Совета СССР А.Д.Швецову по правовым и бытовым вопросам. 

При составлении заголовка на книги с дарственными надписями указываются: название книги, автор надписи, кому она адресована, и когда датирована.

Пример. 
Каменский В. В. «Поэмы об Урале и Каме». М., 1947. С дарственной надписью автора Римской Людмиле Сергеевне от 15 окт. 1947 г. 

В заголовках папок, содержащих биографические (личные) документы и документы служебной и общественной деятельности, указываются виды документов, названия учреждений, инициалы и фамилии лиц, которым выданы или адресованы документы, и краткое их содержание.

Примеры. 
I. Автобиография, удостоверения, справки, выписки из приказов, сведения о научно-педагогической деятельности и общественной деятельности Д.М.Морко. 
2. Выписки из приказов о премировании, занесении в книгу почета, благодарности и поздравления М.М.Баженову в дни юбилеев и праздников. 

Если папка состоит из нескольких разных документов, относящихся к одному вопросу, то их в заголовке можно обобщать одним словом «материалы».

Пример. 
Материалы по обобщению опыта работы учителей средней школы № 7 гор. Перми, собранные А. И. Серебренниковой.

При описании фотографий указываются вид документа (фотография), имена, отчества (или инициалы) и фамилии изображенных лиц. Если архивообразователь снят в группе с другими лицами, дается указание «в группе» и перечисляются фамилии лиц, снятых с архивообразователем. Если он снят в группе с родственниками, то после фамилий в скобках рекомендуется указывать родственные связи каждого лица с архивообразователем.

Примеры. 
1. Фотография профессора Пермского университета А.А.Заварзина в группе студентов. 
2. Фотография заслуженной артистки ТАССР Е. Г. Ковельковой с артистами Н. Асатуровой, Н. Н. Боголюбовым и Н. А. Синакевич. 

При описании фотографий с дарственными надписями сначала дается описание фотографий, затем дарственной надписи. Крайними датами папок, со-держащих фотографии с дарственными надписями, являются даты изображений; даты дарственных надписей оговариваются в заголовках.

Пример. 
Фотография Шаляпина Ф. И. с дарственной надписью Бунину П.Л. от 29 ноября 1900 г. 

При описании фотографий зданий и местностей указывается, какие здания, местность, город, изображены на них.

Пример. 
Фотографии с видами гор. Соликамска.

2. Датировка документов, крайние даты.

Даты документов указываются для каждой папки. Полная дата состоит из трех элементов: года, месяца и числа. Год и число пишутся арабскими цифрами, название месяца записывается сокращенно буквами: янв., февр., апр., авг., сент., окт., дек. Не сокращаются и ставятся в родительном падеже: март, май, июнь, июль, ноябрь. Двойные даты старого и нового стиля пишут дробью: 12/24 дек. 1898.

Крайними датами документов являются: для одного документа — дата этого документа, для многих документов — даты самого раннего и самого позднего документов. Если в документе дата отсутствует, то она устанавливается по содержанию, почерку, бумаге, по справочникам и т. д. и заключается в квадратные скобки. Если дата установлена только с некоторой степенью вероятности, то ставится вопросительный знак: (1924), (1838?).

Допускается приближенная, ориентировочная датировка десятилетиями, четвертью или половиной века: (начало XIX в.), (не ранее 1939 г.), (1920-е гг.) При описании папок, состоящих из копий документов, за крайние даты принимаются даты подлинников, а даты изготовления копий рекомендуется указывать после слов «копии».

Дневники, журналы экспедиций, лабораторий, судовые журналы, истории болезней, записные книжки и другие документы с продолжающимися в хронологическом порядке записями датируются временем первой и последней записи в них. Удостоверения, свидетельства, грамоты, выписки из метрических книг и другие официальные документы датируются по дате их выдачи. 

3. Оформление обложек папок. 

На обложке папки, отступая 2 см. сверху, пишется название личного архива (фамилия, имя, отчество архивообразователя). Далее ближе к центру папки ставится номер, присвоенный ей в процессе систематизации. За номером следует посредине обложки заголовок. Сведения о приложениях, аннотации, крайние даты и количество листов пишутся отступая от заголовка в правой стороне обложки. 

4. Составление описи документальных материалов личного архива. 

Конечным результатом приведения личного архива в порядок является составление вначале карточной, а затем листовой описи документов. После того, как составлен и вынесен на тематическую карточку заголовок последней шапки, все карточки собираются воедино в каталожном ящике и систематизируются по вышеприведенной или другой, выбранной архивообразователем схеме систематизации. Все карточки нумеруются валовой нумерацией. Затем все номера переносятся на папки, которые располагаются на стеллаже или связываются в связки (или в специальных коробках) в той же последовательности, что и карточки. Нумерация карточек и папок производится в том случае, если дальнейших поступлений в архив не ожидается или архивообразователь намерен все дальнейшие поступления включить в другую опись — продолжение.

После составления карточной описи с неё составляется (перепечатывается) листовая опись в нужном количестве экземпляров (не менее трех). Опись состоит из описательных статей. Опись должна быть снабжена титульным лис-том, оглавлением, предисловием, итоговой записью.

Каждая описательная статья включает в себя: инвентарный (порядковый) номер папки, заголовок, крайние даты, количество листов и примечания.

Заголовок переносится в опись с карточки (обложки) без изменений и сокращений. Если в опись вносится подряд несколько однородных заголовков, то следует писать полностью первый из них, а все остальные обозначать словом «то же» с добавлением отличительных особенностей каждой лапки (даты, приложения и т. д.). Допускается сокращение той части заголовка, которая входит в название раздела или подраздела описи. Так, например, при внесении в опись рукописей или переписки архивообразователя его фамилия вносится в название раздела, а в заголовке опускается, в переписке опускается и вид документа.

В конце описи за последней описательной статьей с новой строки делается итоговая запись, в которой цифрами и в скобках прописью указывается количество папок и конвертов, внесенных в данную опись, дата составления описи и подпись составителя. При выбытии или присоединении материалов к описи делается новая итоговая запись.

На титульном листе описи помещается полное наименование личного архива (фамилия, имя, отчество, годы жизни или год рождения, должность, звание, общественное положение и др. сведения об архивообразователе), крайние даты внесенных в опись материалов.

К описи составляется оглавление, в основу которого ложится окончательная схема систематизации. В нем указываются названия разделов, подразделов, групп материалов описи и номера папок.

К описи составляется предисловие, в которое входят историко-биографические сведения об архивообразователе, сведения по истории личного архива, характеристика материалов архива, содержащая сведения об объеме, крайних датах, об основных группах материалов архива, их составе и содержании, а также об отдельных, наиболее ценных документах: сведения о построении описи и особенностях обработки архива, систематизации, формировании папок и т. д.

Настоящее методическое пособие освещает лишь основной, далеко не полный круг вопросов, связанных с приведением в надлежащий порядок личных архивов. Более подробно с техникой обработки документов личного происхождения вы можете ознакомиться в Государственном архиве Пермской области.

Рекомендуемая литература. 

1. Основные правила работы государственных архивов. М., 1962. 
2. Дмитриев С.С. Личные архивные фонды. Виды и значение их исторических источников // Вопросы архивоведения, 1963, № 3, с.35-48. 
3. Журавлёва З.А. Собирание документов личного происхождения – задача каждого архива // Вопросы архивоведения, 1962, № 3, с.87. 
4. Князев Г.А. Как организовать личный подсобный архив // Вопросы архивоведения, 1962, № 3, с.87. 
5. Петровская И.Ф. Хранилища человеческого знания и опыта. М., 1959. 
6. Методические рекомендации по научно-технической обработке документальных материалов фондов личного происхождения. М., 1971. 

 

Постскриптум от Андрея Зиновьева:

PS: Рекомендуемая литература на 1975 год довольно небольшая, а на нынешнее время так просто ничтожна. Кому будет интересна эта тема, то могу посоветовать использовать поисковые системы. Результат будет! 

PPS: Можете, конечно, задать вопрос: «А зачем это вообще нужно? У меня архив небольшой и так понятен». На это могу только ответить то, что при активной поисковой работе материал будет накапливаться с огромной скоростью. И скоро вы окажетесь с кипами бумаг, вырезок, распечаток, копий различных материалов. Так что очень советую — начинайте обрабатывать и приводить в порядок Ваш архив пока он небольшой, когда привести всё в систему не потребует титанических усилий. И эта Ваша работа с лихвой окупится удобством работы с архивом и быстротой нахождения необходимых материалов.